Konsep Administrasi Sarana Prasarana Kantor

Pengertian Administrasi Sarana Dan Prasarana

Definisi Administrasi Sarana Dan Prasarana

Administrasi sarana dan prasarana adalah sebuah proses pengelolaan yang bertujuan untuk memastikan tersedianya fasilitas dan infrastruktur yang diperlukan dalam sebuah organisasi atau lembaga. Administrasi ini melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, serta pemeliharaan sarana dan prasarana agar dapat digunakan dengan efisien dan efektif.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

1. Sondang P. Siagian

Sondang P. Siagian memberikan definisi administrasi pada tahun 1973 yaitu keseluruhan proses yang mencakup kerjasama antara dua pihak atau lebih. Pengambilan keputusannya berdasarkan rasional agar tujuan yang ditetapkan bisa tercapai.

2. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Mereka berdua memberikan pengertian bahwa administrasi merupakan cabang dari ilmu manajemen, yang mana segala hal yang diatur didalamnya berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor. Sifatnya harus efisien, bisa dilakukan kapan dan dimana saja.

3. Ulbert

Ulbert memberikan sumbangan definisi administrasi dalam arti sempit yaitu persiapan pencatatan data atau informasi secara lebih sistematis, baik internal maupun eksternal. Tujuannya agar informasi yang dibutuhkan bisa lebih mudah didapatkan atau dipulihkan.

Ciri- Ciri Administrasi Sarana Prasarana kantor

1) Terdapat tujuan yang hendak dicapai.

2) Terdapat bimbingan, kepemimpinan, dan pegawasan. 

3) Terdapat kerja sama antara satu pihak yang lain.

4) Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.

5) Terdapat proses atau usaha melakukan suatu aktivitas atau kegiatan perkantoran 

Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana kantor

1) Memberikan Kemudahan serta mampu mempercepat proses pekerjaan.

2) Mampu meningkatkan produktivitas dalam bekerja.

3)Pekerjaan di kantor hasilnya menjadi berkualitas serta terjamin.

4) Dapat memberikan kemudahan dalam gerak para pengguna yaitu pekerja perkantoran

5) Mampu menumbuhkan rasa nyaman bagi pekerja kantor atau orang yang berkepentingan

6.Mampu menimbulkan rasa puas dalam pelaksanaan pekerjaan.

Ruang Lingkup Administrasi

Tugas pegawai yang bekerja pada bagian administrasi adalah melayani, mengarahkan dan mengatur semua aktivitas organisasi sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan secara tertib dan efektif. Kegiatan ini disebut ruang lingkup administrasi dan meliputi:

• Kegiatan pengumpulan, dimana karyawan mencari dan mengumpulkan data, informasi yang detail, lalu kemudian menyimpannya agar dapat digunakan di lain waktu pada saat dibutuhkan.
• Kegiatan pencatatan, yaitu setelah berhasil mengumpulkan data, karyawan mencatat, menyimpannya dengan baik, dan mengirimkannya ke bagian lain untuk diproses jika diperlukan.
• Kegiatan administrasi, yaitu karyawan menganalisis data administrasi yang ada guna memperoleh hasil atau kesimpulan dari data tersebut.
• Kegiatan penyimpanan, yaitu karyawan melindungi data-data tersebut dengan cara menyimpannya pada dokumen atau arsip sehingga suatu saat dapat dengan mudah ditemukan kembali jika ada yang membutuhkan.
• Pengiriman aktivitas, yaitu karyawan mengirimkan data atau file dari pemangku kepentingan internal dalam organisasi atau pemangku kepentingan eksternal di luar organisasi ke departemen lainnya.

• Tujuan Ruang Lingkup Administrasi

  Tujuan administratif dibedakan menjadi dua tujuan, yaitu tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek.

  • Tujuan ruang lingkup administrasi jangka panjang, yaitu tujuan administrasi yang ideal, biasanya memiliki kualifikasi yang tidak terbatas untuk mencapai tujuan organisasi.
  • Tujuan ruang lingkup administrasi jangka pendek, yaitu tujuan administratif yang spesifik, memiliki ruang lingkup yang kecil dan kualifikasi sasaran yang terbatas, biasanya dibuat oleh sub-departemen organisasi untuk melaksanakan perintah administrasi di setiap sub-departemen organisasi.