Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Memahami Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
1. Definisi Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Terdapat banyak aktivitas pekerjaan yang dikerjakan di kantor. Supaya para karyawan dapat mengerjakan tugas dengan baik maka dibutuhkan beberapa peralatan atau perlengkapan kantor.
Adapun manfaat pemakaian peralatan atau perlengkapan kantor, antara lain sebagai berikut.
a. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik,dan memuaskan.
b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
c. Sarana atau alat untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor.
d. Bagian dari aset kantor dan perlengkapan kantor.
2. Jenis-jenis Peralatan atau Perlengkapan Kantor
a. Barang Habis Pakai
Barang peralatan kantor habis pakai ini makksudnya benda tersebut tidak telalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam penggunaannya pada pekerjaan perkantoran. Contoh beberapa barang habis pakai antara lain sebagai berikut.
1) Ordner
Ordener adalah alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang telah diproses dan umumnya surat-surat penting yang pada suatu saat akan dibutuhkan lagi.
2) Stopmap
Stopmap berupa alat atau pelengkap kantor yang berukuran standar. fungsinya sebagai penyimpan surat, naskah, atau catatan digunakan pada proses kerja kantor untuk sementara waktu.
3) Snelhecter
Snelhecter ( map surat memakai jepitan) merupakan sebuah alat kantor yang bentuknya berupa lipatan karton dengan kawat penjepit yang berada di tengahnya. Snelhecter ingin fungsinya sebagai penyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang telah diproses.
4) Kertas Tembusan
kertas tembusan merupakan sebuah kertas berbentuk tipis yang berfungsi untuk tembusan pengetikan.
b. Barang Tidak Habis Pakai
Barang tidak habis dipakai merupakan barang peralatan perkantoran yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama pemakaiannya. berikut beberapa contoh barang tidak habis pakai.
1) Staples
staples adalah potongan logam berbentuk u yang digunakan untuk menjepit kertas.
2) Penggaris
Penggaris penggaris adalah sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus garis melingkar, dan siku.
3) Paperclip
4) Binderclip
Binderclip adalah benda yang biasa dipakai untuk menjepit satu bandel lampiran atau lembaran kertas agar tidak menyebar ketika dibawa kemana-mana.
Tata Cara Pemilihan Peralatan atau Kelengkapan Kantor (Office Supplies)
1. Pertimbangan dalam Memilih Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplier)
Memilih peralatan atau perlengkapan kantor tidak dapat dilakukan dengan asal, tetapi harus lewat beberapa pertimbangan penting. Adapun beberapa pertimbangan dalam memilih peralatan atau perlengkapan kantor, di antara lain sebagai berikut.
a . Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan.
b. Peralatan yang dipilih benar-benar dibutuhkan.
c. Jenisnya sebaiknya praktis.
d. Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja.
e. Mutu peralatan atau perlengkapan kantor harus benar-benar baik dan berkualitas.
2. Faktor yang Diperhatikan dalam Memilih Peralatan atau Perlengkapan Kantor
a. Kebutuhan Setiap Pegawai di Kantor
Prinsip pembagian tugas yang jelas menunjukkan kebutuhan peralatan yang berbeda dari satu pegawai dengan pegawai yang lain.
b. Pekerjaan dan Cara Penyelesaiannya
Rumusan pekerjaan yang jelas memberikan gambaran tentang perlengkapan dan peralatan kantor yang dibutuhkan untuk mendukung proses penyelesaiannya.
c. Harga dan Penanaman Modal
Pilih alat yang awet sebagai aset dengan tetap memperhatikan kondisi keuangan.
d. Efisiensi Jumlah dan Nilai Waktu Secara Keseluruhan
Penghitungan matang dan pemilihan yang tepat akan mempengaruhi penekanan pada penghematan waktu dan jumlah pengeluaran.
e. Fleksibilitas Penggunaan
Pekerjaan yang dipilih sebaiknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan.
Tata Cara Memilih dan Membeli Peralatan Kantor
a. Perhatikan Harga
Dalam hal melakukan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor hendaknya memperhatikan harganya. Hal tersebut karena keuangan merupakan masalah yang sensitif. Dalam hal pembelian peralatan kantor, hendaknya diatur sedemikian rupa supaya pemasukan dan pengeluaran anggaran menjadi efektif. selain itu, barang yang dibeli hendaknya bisa berguna bagi para pekerja kantor serta mampu meningkatkan produktivitas mereka.
b. Kebutuhan Kantor
Pembelian peralatan atau perlengkapan kantor hendaknya dipilih kebutuhan kantor yang paling penting. setelah diketahui kebutuhan peralatan kantor yang paling penting maka dapat menentukan peralatan yang harus dibeli.
c. Efektivitas Peralatan
Pada dasarnya, semua peralatan kantor yang dibeli mempunyai tingkat efektivitas dan frekuensi pemakaian yang berbeda-beda. Oleh karena itu, prioritas membeli peralatan kantor yang memiliki sifat efektivitas terlebih dahulu.
d. Multifungsi dan Fleksibel
Saat memilih dan membeli peralatan kantor, hendaknya perlu dipertimbangkan mengenai fungsi dari peralatan yang dibeli titik selain itu, peralatan kantor yang dibeli hendaknya bersifat fleksibel atau mudah untuk dipindahkan Dan mudah disimpan.
e. Kebersihan Peralatan
Kebersihan peralatan atau perlengkapan kantor yang dibeli sebaiknya harus selalu diperhatikan. Hendaknya memilih peralatan kantor yang mudah dibersihkan titik hal tersebut karena sangat berpengaruh terhadap keindahan kantor. Peralatan kantor yang kotor dapat menjadi sarang penyakit bagi karyawan.
Komentar
Posting Komentar